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La inteligencia de negocios consiste en obtener información que sea útil para la organización en la toma de decisiones a partir de los resultados almacenados, BI es el análisis de la información en otras palabras y se logra a partir de distintas fuentes de información y de distintos métodos para transformar y cargar la información al sistema en el cual se analizara. Ahora, es necesario contestar la pregunta: que no es BI? BI no es información consolidada por una sola persona, tampoco es un reporte que fue desarrollado por un individuo a partir de un documento de Excel -Por ejemplo-. Es decir, que el análisis BI se desarrolla y se procesa a partir de distintas fuentes de información y es el resultado del análisis gracias a distintos tipos de herramientas.

Podemos finalizar BI es útil porque forma parte de un DataWareHouse y porque gracias a su análisis nos permite consolidar la información, obteniendo datos confiables a partir de la automatización.

El proceso al cual es sometida la información antes de ser analizada es llamado ETL, que significa: Extracción, transformación y carga. La extracción de información consiste en obtener la información desde los distintos medios, estos son bases de datos (u otras fuentes de información) externas e internas a través de distintos medios, esta tarea es complicada porque la información debe de solicitarse hacia los distintos departamentos de la empresa, obteniéndose como backups o conexiones hacia bases de datos.

Existen distintas tecnologías para la extracción de la información, podemos mencionar el estándar ODBC que ayuda a obtener la información, también podemos mencionar el software Microsoft Integration Services y también otros sistemas que son privados y por lo mismo hace más difícil la obtención de la información, por ejemplo un sistema DB2 que corre bajo un AS400.

El proceso de transformación consiste en estandarizar la información, es decir que tenemos un campo que en una fuente de información puede ser on/off, en una base de datos externa puede ser si/no y en un backup del área de contabilidad puede ser 0/1, es decir que el proceso de transformación debe de generalizar la información para una mejor manipulación. Luego del proceso de transformación sigue la carga de información, esta es de acuerdo al rango de tiempo en el cual queremos actualizar la información en nuestros sistemas, esta información ya ha sido extraída y transformada a través de bases de datos auxiliares o temporales para no afectar ni las fuentes externas o internas de información ni el propio sistema OLAP.

Una vez tenemos la información, el siguiente paso es el más importante: Presentarle al usuario la información final para que este puede analizarla y gestionarla permitiéndole tomar una correcta decisión. Existen herramientas que facilitan esto, entre estas podemos mencionar: Dashboards, IBM Cognos (para Oracle), Proclarity de Microsoft, Dashboards, cubos portátiles (Microsoft) y Reporting services entre otras. Es necesario mencionar que estas herramientas, por ser desarrolladas para el análisis de información, la adquisición de las licencias es altamente costosa.

Una de las razones del porque el precio de las licencias de estos productos es alto, es porque el correcto análisis de la información lleva a los ejecutivos de las organizaciones hacia las correctas decisiones generando una gran ganancia para las empresas a partir de la predicción de los resultados. A partir de esto podemos mencionar el concepto ROI, que significa Return of Investment, es decir que todos los que invirtieron en el almacenamiento de la información (Bases de datos, dispositivos de red, sistemas de alta disponibilidad, sistemas distribuidos e incluso sistemas de recuperación de desastres) necesitan obtener de regreso lo que han invertido en el almacenamiento de la información, que en algunas organizaciones llegan inclusive al 600% de ganancia.

Entre todas las herramientas, podemos mencionar el Dashboard de datos, que es de fácil utilización porque provee de una manera fácil los resultados finales de la carga de información, mostrando únicamente información de valor (No porcentajes) afectando el costo beneficio: reduciendo el tiempo y trabajo en la generación de reportes proporcionando también en los reportes los campos y valores clave de las ventas de la organización, por ejemplo.

Podemos mencionar algunos otros problemas que la manipulación de la información en estos sistemas conlleva, por ejemplo la apropiatividad que las personas creen tener en sus departamentos, por ejemplo el jefe de desarrollo de software cree ser el dueño de la información de los productos de software que ha vendido, negándose a entregar la información de su base de datos al DataWareHouse para el análisis de información, haciendo que el jefe de dicha área deba de solicitar cartas de autorización de acceso hacia la información, y para estos casos debemos de recordar que la información es de la organización y no de nuestros departamentos de trabajo.

Siguiendo con el software de análisis de información, los Dashboard de datos son importantes para la organización por que la alta gerencia necesita saber cuánto dinero se ha gastado, cuanto es lo esperado que debe gastar y cuanto es el máximo que puede gastar, esto a partir de la información almacenada por ejemplo en los últimos seis meses o dos años. Con este software, también pueden llegar a observar los gastos realizados por la empresa que son innecesarios. También podemos mencionar, que el encargado de esta área debe de tener en cuenta que los reportes generados deben de ser similares a los que el departamento de contabilidad entrega a la alta gerencia <<Porque la alta gerencia debe de observar lo que está acostumbrado a observar>>. Podemos mencionar la granularidad con que se analizara la información, esto porque a una mayor granularidad – la manipulación de la información se vuelve más pesada. Comúnmente se utiliza como división de tiempo el trimestre, es decir que las organizaciones comúnmente solicitan la información a cada trimestre.

Referencias

[http://blog.cordys.com/wp-content/uploads/2012/04/6921.strip_.gif]
[http://www-01.ibm.com/software/analytics/cognos/solutions/oracle/]
[http://es.wikipedia.org/wiki/Open_Database_Connectivity]
[http://es.wikipedia.org/wiki/Inteligencia_empresarial]